Gouvernance Informatique
Gouvernance informatique : la visibilité
synonyme de facilité de gestion
Optimiser le retour sur investissement informatique est
une question d'actualité qui fait l'objet de nombreux
débats. Elle concerne les entreprises de toutes tailles,
mais plus particulièrement les PME et les grandes
sociétés utilisant de nombreux systèmes ou prévoyant
de le faire.
Depuis l'apparition de l'informatique commerciale il y a
plus de cinquante ans, s'assurer que l'informatique
répond aux besoins de l'entreprise et mesurer son
intérêt est une tâche difficile. Toutefois, des
progrès importants ont été accomplis dans ce domaine
au cours des dernières années.
Dans le document suivant, PlanView, société
spécialisée dans ce qu'il est aujourd'hui convenu
d'appeler la gouvernance informatique, et proposant des
produits et des services conçus pour améliorer le
retour sur investissement, passe en revue les systèmes
de gestion de projet et de portefeuille les plus
récents.
Ces systèmes aident les entreprises à s'assurer que
leurs investissements actuels et futurs dans
l'informatique répondent correctement à leurs besoins.
Ce document présente également de nouvelles
évolutions, qui permettront pour la première fois de
mesurer avec précision le retour sur investissement
obtenu soit grâce aux systèmes informatiques existants
de l'entreprise, soit grâce à la planification des
ressources.
Qu'est-ce que la gouvernance informatique ?
Les entreprises se fiant de plus en plus à
l'automatisation, la gouvernance informatique est une
expression qui a pris une importance croissante au cours
des dernières années. Elle désigne les processus et
les méthodologies de gestion qui permettent aux
entreprises du secteur public ou privé de mieux
contrôler les investissements dans les systèmes
informatiques existants ou prévus, ainsi que d'en tirer
des bénéfices quantitatifs et qualitatifs plus
importants, que ces systèmes et les services connexes
soient internes ou externalisés.
Plus particulièrement, elle vise à s'assurer, d'une
part, que l'informatique répond correctement aux besoins
de l'entreprise, et d'autre part, que les décisions
prises quant aux systèmes existants à mettre au rebut
ou à conserver, et aux projets futurs, sont les bonnes.
N'oubliez pas que, dans bien des cas, c'est la direction
du service informatique qui s'efforce d'équilibrer des
tâches simultanées : l'une consiste à prendre en
charge les ressources existantes, nécessaires au bon
fonctionnement de l'entreprise ; l'autre consiste à
planifier les nouveaux projets en vue de répondre à
l'évolution des besoins actuels et aux impératifs
futurs. La gouvernance informatique aide à optimiser les
deux côtés de ces deux problèmes différents et
complexes.
Elle répond également à d'autres impératifs tels que
: la mise en conformité avec les réglementations
(Sarbanes Oxley, etc.) ; la capacité à poursuivre la
rationalisation de l'entreprise en vue de la rendre
compétitive sur les marchés mondiaux ; enfin, s'assurer
que l'entreprise est agile et flexible, afin de réagir
rapidement à toute évolution.
En bref, il s'agit d'une approche visant à introduire un
niveau de contrôle plus stratégique et systématique
dans l'investissement informatique. La gestion de
celui-ci sera alors plus ouverte et moins dépendante de
ressources limitées ou spécialisées. Elle vise à
introduire dans le système informatique la visibilité,
les connaissances approfondies et la responsabilisation
qui sont la norme dans d'autres secteurs, tels que la
gestion financière ou la production.
Justification, nature des problèmes
Les raisons d'être de la gouvernance informatique sont
nombreuses : elles couvrent à la fois les aspects
stratégiques et opérationnels, les systèmes et les
individus. Il y a trop longtemps que l'industrie
informatique ne répond pas complètement aux besoins des
entreprises du secteur public ou privé. En attestent les
récentes constatations de certaines des plus grandes
sociétés d'études de marché. Selon Aberdeen, 90 % des
projets souffrent de retards ; selon Gartner, 50 % des
projets informatiques ne répondent pas aux besoins et 50
% dépassent les budgets prévus. Tout récemment
d'ailleurs, au Royaume-Uni, la presse s'est fait l'écho
de fiascos informatiques dans le secteur public.
À en juger par les dires des chefs d'entreprise, il
existe un fossé important entre ce qu'ils souhaitent et
ce que l'informatique leur apporte. Ils considèrent
l'informatique comme un mal nécessaire plutôt que comme
un moyen d'obtenir de meilleurs résultats.
L'informatique est considérée comme coûteuse. Elle
mobilise des ressources importantes, mais ne semble pas
apporter des avantages à la hauteur des sommes souvent
très élevées qui lui sont consacrées. Il n'est pas
rare que, au lieu d'analyser ce qui est le mieux pour les
objectifs de l'entreprise, à savoir ses processus et son
personnel, l'on ait installé un système informatique
partiellement ou totalement inadéquat. Cette
inadéquation devient rapidement manifeste.
Autre problème : les ressources humaines. Les effectifs
sont mobiles, en particulier dans le cas des équipes
chargées de projets importants. Une fois le travail
terminé, l'équipe est démantelée et ses membres sont
affectés ailleurs. En outre, si un employé responsable
de la gouvernance informatique quitte l'entreprise, ce
sont des connaissances et des compétences vitales qui
s'en vont avec lui. L'intérêt d'un système ou d'une
méthodologie adéquate est que les connaissances et les
données ne sont pas perdues, et peuvent être utilisées
par d'autres. Ainsi, le destin de l'entreprise ne repose
plus sur une ou deux personnes incontournables.
Ces exemples de mauvaise gestion ne doivent plus être
admis. Il est impératif d'y remédier. C'est là
qu'interviennent les méthodes et les systèmes
permettant une meilleure exploitation des ressources
informatiques existantes et prévues, autrement dit, la
gouvernance informatique.
Facteurs d'accélération de la demande sur le
marché
À la différence de la gestion financière, il est
difficile pour un directeur général ou un directeur
financier de contrôler ce qui se passe dans le domaine
de l'informatique. La gestion financière et différents
autres secteurs de l'entreprise, tels que la production
ou la vente au détail, ont de nombreux moyens de
déterminer ses performances. En comparaison,
l'informatique semble impénétrable et obscure. De ce
fait, il est quasiment impossible pour la direction
d'obtenir des données de gestion précises. Ce secteur
est une affaire de spécialistes et, en général, les
chefs d'entreprise sont obligés d'aller les trouver pour
savoir ce qui se passe.
Pour un chef d'entreprise, tout cela est frustrant et
incompréhensible. Dans d'autres domaines, il peut
déterminer si le système comporte une faille, ce qui
présente un avantage ou pas, enfin, s'il est possible de
réaliser des économies et où. Les chefs d'entreprise
veulent remédier à ce problème d'opacité et d'absence
de mesure des performances du système informatique. Bien
entendu, régler les détails incombe à ceux qui sont
qualifiés pour cela, mais globalement, ils souhaitent
voir rapidement des informations de gestion parfaitement
à jour et faciles à interpréter - autrement dit, des
indicateurs clefs de performance - sous forme de
graphiques, un peu à la manière des instruments du
tableau de bord d'une voiture. Le système qui permet de
faire tout cela est assuré de trouver un marché. C'est
pourquoi les fournisseurs mettent tout en œuvre pour
offrir de nouvelles solutions et, bien entendu, PlanView
est à l'avant-garde dans ce domaine.
Quid des problèmes externes ?
Les entreprises sont confrontées à de nombreux
problèmes extérieurs : par exemple, à la suite de la
faillite d'Enron et consorts, les gouvernements ont pris
des mesures strictes de mise en conformité avec la
réglementation. Aux États-Unis, ces mesures se sont
concrétisées dans la loi Sarbanes-Oxley, d'autres pays
ayant leurs équivalents (par exemple, les lois de
sécurité financière en France). Bien entendu, le
système informatique est déployé en conformité avec
cette réglementation ; en revanche, il doit fournir
constamment des résultats exacts et sans faille.
Il est également nécessaire d'être en mesure de
survivre sur un marché désormais mondial. Les
entreprises deviennent plus rationnelles, plus réactives
et plus efficaces au niveau des coûts. L'informatique
peut jouer un rôle décisif pour conserver l'avantage
sur la concurrence. De ce fait, les entreprises
nécessitent une meilleure gestion, ou gouvernance, de
leur système informatique pour être certaines de garder
une longueur d'avance et de tirer le meilleur parti de
leur investissement dans des systèmes adéquats.
L'externalisation exige également de nouvelles méthodes
de gestion de la relation fournisseur et de négociation
des contrats de niveau de service. La gouvernance
informatique et la diversité des applications
disponibles permettent de surveiller, de contrôler et de
modifier ces accords importants.
Autant pour les aspects stratégiques ; qu'en
est-il du directeur informatique ?
N'oubliez pas que la plupart des directeurs informatiques
sont responsables des nouveaux projets et de la prise en
charge des systèmes existants. Ils doivent donc disposer
d'outils facilitant, d'une part, l'exécution, d'autre
part, la planification des projets et la prise de
décisions. Ces deux domaines ont une chose en commun :
ils nécessitent des ressources, à savoir des personnes,
de l'argent, du temps et de la technologie. Lorsque la
situation englobe un grand nombre de projets, une
solution plus vaste et plus complète est nécessaire.
Cette solution : la gestion de portefeuille, qui est une
évolution de la gestion de projet.
Pour prendre une analogie, supposons une personne debout
dans de l'eau boueuse. Si elle voit clairement tout ce
qui se passe au-dessus de l'eau, tout ce qui est sous la
surface lui est invisible. Dans une entreprise, elle
verra ce que nous appellerons le travail discrétionnaire
- au-dessus de la surface de l'eau - ou les projets
prévus pour aider l'entreprise à devenir plus efficace
et réaliser de nouveaux objectifs dans le futur. Il peut
y avoir une certaine flexibilité, ou liberté de
mouvement, sur le plan des priorités et du budget.
En dessous de la surface de l'eau, la personne se tient
sur un sol qui, s'il existe, s'apparente aux systèmes
informatiques existants, ou aux exigences non
discrétionnaires et "obligatoires", mais il
lui est difficile de les voir clairement. Les nombreux
projets et systèmes, fruits de l'accumulation année
après année de ressources actives ou redondantes,
finissent par constituer des couches sédimentaires de
code, de programmes et de technologie sous-jacente. Les
responsables de ces systèmes ont peut-être quitté
l'entreprise, tandis que les données sont dispersées ou
perdues. Seul un audit complet permet d'obtenir une
connaissance précise du système.
De plus, ces eaux troubles dissimulent une multitude de
menaces et de risques potentiels. Par exemple, comment
les logiciels existants géreront-ils l'évolution des
pratiques de travail ou les nouvelles réglementations ?
Quelles technologies doivent rester en place ? Quelle
sera l'incidence d'une nouvelle technologie
éventuellement "perturbatrice" sur l'existant
et quels seront les besoins futurs ? Ainsi, les vraies
questions qui se posent sont les suivantes : qu'est-ce
qui reste utile, faut-il continuer d'investir dans des
licences logicielles et des services de maintenance, et
la poursuite des projets de développement est-elle
justifiée ?
La visibilité est ici le maître-mot. Si quelque chose
peut être identifié, évalué et mesuré, il est
possible de prendre une décision quant à sa gestion, ou
au contraire de décider de son abandon en l'absence de
justification. Pour résumer, un système qui permettrait
de répondre à ce besoin serait extrêmement précieux.
De tels systèmes sont-ils disponibles
aujourd'hui ?
Oui. Il existe de nombreux systèmes pour la prise en
charge de certains aspects de la gouvernance informatique
: gestion de portefeuille applicatif (APM, application
portfolio management), gestion d'infrastructure
d'entreprise (EIM, enterprise infrastructure management),
gestion de portefeuille d'entreprise (EPM, enterprise
portfolio management), gestion de projets et de
portefeuille (PPM, project and portfolio management),
etc.
Des fournisseurs tels que PlanView étendent leur gamme
de produits utilisés dans l'environnement de gestion de
projet à d'autres domaines, tels que la gestion de
portefeuille d'une part, et à des aspects plus évolués
de l'amélioration des résultats d'autre part, ainsi
que, dans une autre dimension, à la gestion de
portefeuille de services (SPM, service portfolio
management). PlanView couvrira ainsi bientôt un domaine
beaucoup plus vaste, et offrira des produits et des
services encore plus complets.
Quand ces nouveaux systèmes seront-ils
disponibles ?
Le top de départ a été donné pour la création de
systèmes de gouvernance informatique stratégiques
répondant à tous ces impératifs. Selon des sociétés
d'études de marché telles que Forrester, les logiciels
de surveillance d'infrastructure existent depuis plus de
dix ans. Cependant, une solution globale ne verra le jour
que lorsque ces logiciels convergeront avec deux
applications récentes, l'APM et le PPM. Toujours selon
elles, le résultat de cette intégration sera un
système d'aide à la décision de type "tableau de
bord", qu'elles appellent IIM (Integrated IT
Management, gestion intégrée de l'informatique).
Cette convergence, qui débutera en 2006, devrait
nécessiter plus d'un an ou deux pour sa réalisation.
Toutefois, Forrester prévoit que l'IIM permettra aux
responsables informatiques de réduire les dépenses dans
ce domaine de près de 30 %. Toujours selon Forrester,
elle permettra un gain de rendement pour l'entreprise
situé entre 10 et 15 % au cours de la première année
de l'utilisation de cette combinaison de logiciels.
Il est intéressant de noter qu'un autre cabinet
d'analystes, Gartner, indique que l'ensemble du marché
des logiciels de gestion de projet et de portefeuille a
enregistré une croissance de 12,3 % en 2004, soit 406
millions de dollars. Gartner prévoit également qu'il
continuera d'enregistrer une croissance supérieure à la
moyenne jusqu'en 2009.
Forrester enfonce le clou en déclarant que les
directeurs informatiques et leurs subordonnés directs
doivent s'éveiller à ce marché et " s'organiser
pour introduire de la visibilité et faciliter la
gestion, ou être remplacés par d'autres qui comprennent
l'intérêt de cette nouvelle technologie ".
L'année 2006 s'annonce donc intéressante.
Comment une société telle que PlanView se
différenciera des autres ?
La notion de réalisation de bénéfices est ici très
importante. Depuis des années, les chefs de projet sont
piégés dans les mécanismes de la bonne gestion de
projet. Maîtrisant cela, ils pensent que tout va bien et
qu'ils font ce qui leur est demandé.
Cependant, ils risquent de négliger le fait que les
projets ne sont pas une fin en soi, mais qu'ils visent la
réalisation d'un objectif de l'entreprise. Ainsi, les
responsables doivent s'assurer du suivi des bénéfices
apportés par le projet par la suite, afin de clore le
cycle : le projet est initié par l'entreprise, il passe
par différents processus puis finit par le bénéfice
qu'il apporte à l'entreprise. Il est donc nécessaire de
disposer d'un moyen fiable et systématique de s'assurer
que le projet se déroule conformément au cahier des
charges, qu'il répond aux besoins et fournit des
résultats quantifiables, dans l'immédiat et à long
terme.
Outre la convergence de la surveillance des
infrastructures avec les applications APM, PPM et SPM,
Planview développe cette approche de la boucle fermée
et sa capacité à surveiller, contrôler et mesurer les
bénéfices ainsi obtenus.
L'avantage concurrentiel de la société réside dans
plus de quinze ans d'expérience dans la gestion de
projet et de portefeuille. En conséquence, elle offre
non seulement des produits robustes et performants, mais
également une méthodologie éprouvée très respectée.
Cette méthodologie, appelée PRISMS, est le fruit de
plusieurs années de travail : études académiques,
travaux d'experts, études des meilleures pratiques et
contribution d'autres sources faisant autorité.
Conclusion
Bon nombre des questions ci-dessus concernant les
ressources trouvent leur réponse dès aujourd'hui avec
des logiciels existants tels que les solutions APM, PPM
et de nouvelles applications orientées services telles
que SPM. Le but ultime de leurs avantages, c'est-à-dire
leur mesure et leur contrôle au niveau global, est ce
que tous les grands éditeurs s'efforcent d'introduire au
cours des 12-18 mois à venir. Bien entendu, PlanView
fait partie de ceux-ci.
Il sera alors possible d'harmoniser entièrement le
système informatique avec l'entreprise, d'optimiser les
ressources à tous les niveaux de celle-ci, de
rationaliser les applications et de fournir une gestion
complète des services. En bref, il sera possible de
rendre l'informatique plus visible, plus facile à gérer
et plus rentable. Cette période s'annonce prometteuse,
puisque les fournisseurs lanceront les nouveaux produits
nécessaires pour offrir toutes ces fonctionnalités dans
un même environnement intégré.
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